Administrador de Fincas en Málaga

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El administrador de fincas.

En este artículo vamos a explicar detalladamente todo lo que concierne al cargo de administrador de fincas. Desde el concepto, hasta la responsabilidad que tiene, pasando por todas las funciones que le son encomendadas en su nombramiento como administrador de una comunidad de propietarios.

Para que sea más sencillo, hemos elaborado un índice donde viene detallado cada apartado que vamos a explicar.

  1. ¿Qué es un administrador de fincas? Concepto.
  2. Funciones del administrador de fincas.
  3. ¿Quién puede ser administrador de fincas?
  4. ¿Es necesario el nombramiento del administrador de fincas?
  5. ¿Cuánto tiempo dura el ejercicio del cargo de administrador de fincas?
  6. ¿Qué responsabilidad tiene el administrador de fincas en el ejercicio de su cargo?
  7. ¿Quién es el oficial habilitado?
  8. El administrador de fincas custodia los fondos de la comunidad de propietarios.
  9. La redacción de las actas de juntas de propietarios por el administrador de fincas.

El administrador de fincas. Concepto.

El administrador de fincas es un profesional liberal que de forma habitual, continuada y retribuida presta servicios de administración así como, de asesoramiento a los propietarios de bienes inmuebles. Éstos pueden ser rústicos o urbanos, administrando sus alquileres y llevando la gestión de sus comunidades de propietarios.

Funciones del administrador de fincas.

Una vez elegido en el cargo, al administrador de fincas le compete, según establece el propio Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, las siguientes funciones. La conservación y el gobierno de los bienes encomendados, así como, la obtención del rendimiento adecuado y el asesoramiento de las cuestiones relativas a los bienes inmuebles.
Así mismo, en el desarrollo de estas funciones, el administrador de fincas está facultado para realizar cuantos actos de administración y gestión sean necesarios. Observando para ello las normas legales aplicables, la costumbre y la prudencia, sin otras limitaciones que las expresamente recibidas del titular de los bienes y aquellas otras atribuidas en exclusiva a otras profesiones.

Funciones a realizar por el administrador de fincas:

Primera. Cuando se ocupa de la administración de las fincas arrendadas:

  • La selección del arrendatario.
  • Redacción y firma del contrato.
  • Constitución de la fianza.
  • Obtención de la cédula de habitabilidad.
  • Cobro de la renta, actualización de la misma, además de las repercusiones.
  • Pago de los gastos e impuestos, incluido el IVA, y la aplicación de retenciones sobre el IRPF.
  • Gestionar el traspaso de locales comerciales.
  • Atender las obras de reparación y mejora, en su caso.
  • Las obligaciones derivadas de las relaciones laborales con empleados del inmueble.
  • Liquidación al propietario, hasta la gestión sobre los morosos.
  • Así como el asesoramiento sobre cualquier cuestión o incidencia en el arrendamiento.

En segundo lugar. Cuando se ocupa de la gestión de comunidades de propietarios:

  • Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios.
  • Preparar el plan de gastos e ingresos, además de estar atento a la conservación y entretenimiento de la casa.
  • Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos, así como, también realizar los cobros.
  • Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta, custodiando la documentación.
  • Todas las demás atribuciones que le confiera la Junta.
  • Debe asesorar a la comunidad.
  • Controlar los proveedores.
  • Dar cuenta de siniestros a las compañías de seguros.
  • Ocuparse de las relaciones laborales con los empleados de la finca, aplicando las normas de convenio y las modalidades contractuales más favorables, practicando las liquidaciones de la Seguridad Social y las que fiscalmente procedan.
  • Llevar una adecuada contabilidad.
  • Advertir sobre la morosidad.
  • El mantenimiento de la convivencia entre los componentes de la comunidad.

Tercera. Cuando actúa como secretario de la comunidad:

  • Debe convocar la Junta.
  • Asistir a la reunión, que normalmente dirige.
  • Redactar el acta y practicar las notificaciones que procedan.

Otra más podría ser. Cuando asesora de forma global a la comunidad:

  • Debe cumplimentar todas las obligaciones que incumben al inmueble.
  • Informar y cuando proceda tramitar la solicitud de ayudas o subvenciones a las que pueda tener derecho el edificio en los casos de rehabilitación o de obras de reparación protegidas.

Y por última. El desempeño de la actividad comprende todo el sector inmobiliario:

  • Tanto inmuebles rústicos o urbanos, en régimen de explotación directa, arrendamiento, propiedad horizontal o cualquier otro.
  • La administración de cooperativas de viviendas y comunidades de propietarios para la construcción de sus viviendas.
  • Centros comerciales, campos y puertos deportivos.
  • Urbanizaciones con servicios, instalaciones y anejos comunes.
  • Entidades colaboradoras de la gestión urbanística.
  • Y, en general, cuantos cometidos guarden relación con la administración de bienes inmuebles



¿Quién puede ser administrador de fincas?

Lo puede ser aquella persona que tenga la titulación profesional competente y esté reconocida legalmente para ello. Como requisito indispensable, debe estar inscrito en el Colegio profesional de Administrador de Fincas. De no ser así, se podría estar incurriendo en un delito de intrusismo profesional.

Tal y como establece el Tribunal Constitucional en sus sentencias de 14 de marzo de 1994 (RTC 1994,74), (74/1994) y 1 de octubre de 1998 (RTC 1998,194). El ejercicio de la actividad de administrador de fincas sin haber obtenido el ingreso en el Colegio Profesional de Administrador de Fincas, resulta suficiente para considerarlo como delito de intrusismo.

Según el artículo 403 del Código Penal; «El que ejerciere actos propios de una profesión sin poseer el correspondiente título académico expedido o reconocido en España de acuerdo con la legislación vigente, incurrirá en la pena de multa de seis a doce meses».

Según el artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). «Los cargos de secretario y administrador de fincas podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente».

El cargo de administrador de fincas y, en su caso, el de secretario-administrador de fincas podrá ser ejercido por cualquier propietario. Así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones.

¿Puede ser administrador de la finca un propietario de la finca?

Sí puede, si se es propietario de un inmueble en la propia finca en que se es administrador de finca. Es decir, pueden darse casos en los que las comunidades de propietarios sean administradas por un vecino. O que el propio presidente de la comunidad de vecinos asuma las funciones de administrador de la finca. Y ello puede ser que se desempeñe por turno rotativo.

Para ello es requisito imprescindible, que el vecino que va a desarrollar la función de administrador de la finca, sea propietario en la comunidad. No puede serlo un hijo o hija del propietario, o un pariente, si éste no es cotitular del piso o local. Entonces si se estaría ante un delito de intrusismo. Ya que la Ley de Propiedad Horizontal exige, expresamente, que sea un propietario y no admite delegaciones o derivaciones familiares.

Un profesional como administrador de la finca.

  • Cualificación profesional. Si el cargo quiere encargarse a un profesional, éste debe poseer la cualificación profesional que se admite para desarrollar esta función. Según establece el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas; «el administrador de fincas es un profesional con la formación adecuada para el desempeño de sus funciones».
    Para acceder al título, actualmente sólo hay dos fórmulas:
  1. La posesión de determinados títulos universitarios superiores (licenciados en derecho, económicas…).
  2. Aprobar el plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas.
  • Colegiación. La jurisprudencia exige, incluso, la colegiación en el Colegio profesional de Administradores de Fincas.
    Así lo proclama la Sala 3ª del Tribunal Supremo, de lo Contencioso en su sentencia de la Secc. 6ª de 1 de diciembre de 1998. Donde establece que es necesaria la colegiación para el ejercicio profesional de administrador de fincas.

Conclusión:

Según toda la normativa vigente, la función de administrador de fincas la pueden desempeñar:

  • Un propietario de la misma.
  • Un profesional administrador de fincas con la correspondiente inclusión en el Colegio profesional de Administradores de Fincas.

¿Es necesario el nombramiento del administrador de fincas?

Obligación del nombramiento del administrador de fincas.

El nombramiento es obligatorio. La Ley exige su nombramiento, si bien puede recaer en la figura del presidente de la comunidad de propietarios. Si no es así, puede serlo un propietario, o una persona física o persona jurídica externa a la comunidad (profesional administrador de fincas).

Para el nombramiento no se precisa unanimidad. Es más, si se presentan varios administradores de fincas, se elegirá al que más votos obtenga. Y por tanto, ninguno de los administradores de fincas presentados tendrá la unanimidad.

Cuórum necesario para el nombramiento del administrador de fincas.

Mayoría simple. El acuerdo de nombramiento de una persona como administrador de fincas, o incluso la sustitución de uno por otro, puede acordarse por mayoría simple de los propietarios que asistan a la reunión, que pueden no ser todos los propietarios de la finca o inmueble.

Si no se cuenta con el acta de nombramiento, el administrador de fincas puede hacer gestiones preparatorias, pero éstas son muy limitadas. No podrá disponer de los fondos, ni podrá contratar por cuenta de la comunidad. Todos estos actos y actuaciones deberá llevarlo a cabo el presidente de la comunidad, hasta que se nombre formalmente al administrador de fincas.

Retribución. 

El cargo de administrador de fincas de la comunidad, a diferencia del cargo de presidente, es retribuido. Éste es un pacto entre el profesional y la comunidad de propietarios. Los Colegios profesionales de Administradores de Fincas recomiendan unas tarifas y unos importes por cada actuación que puede llevar a cabo el administrador de fincas. Pero esas recomendaciones tienen una naturaleza orientativa. Cada administrador de fincas es libre de fijar sus honorarios y percepciones por sus servicios profesionales.

Libertad de honorarios. 

Tras la promulgación de la Ley 17/2009, «Ley Ómnibus»; los honorarios son libres y cada administrador de fincas puede concertar con su cliente cualquier fórmula de remuneración. Los baremos de los Colegios profesionales de Administradores de Fincas no suponen limitación alguna y son meramente orientativos.

Pongamos un ejemplo de la situación:

Lo más habitual dentro del sector es cobrar un importe por vecino y mes. Por ejemplo, 6€ por vecino al mes más IVA, en el caso de viviendas y 2€ por plaza de parking al mes más IVA. Esta fórmula se debe a que así, una comunidad de 50 vecinos paga un importe proporcional a este número de propietarios y distinto de una comunidad de 18 vecinos.

Ésta es la fórmula que aconsejan los Colegios profesionales de Administradores de Fincas. Ahora bien, el administrador de fincas puede pactar con la comunidad de propietarios cualquier otra fórmula; un fijo a la comunidad, teniendo en cuenta el número de vecinos, etc.

Los suplidos.

Son los costes de los envíos por correspondencia, y por norma general no suelen estar incluidos en el presupuesto. Así, las fotocopias de las actas y los sellos correspondientes a los envíos de las comunidades, son a cargo de éstas.

Para el cálculo de los «suplidos» hay administradores de fincas que siguen el criterio del coste real. Hacen un listado de las copias y envíos que realizan para cada comunidad. O bien hay otros casos en los que aumentan un porcentaje sus honorarios para atender a esos suplidos.

Normalmente en el presupuesto presentado por el administrador de fincas a la comunidad de propietarios se detallan las gestiones incluidas. Es allí donde debe presupuestarse los honorarios adicionales por la hipotética gestión laboral del portero o la gestión fiscal de los impuestos por si tienen algún local arrendado.

Y ello es así, por cuanto una comunidad que dispone de portero precisa de una gestión laboral del portero que no precisa una comunidad sin este servicio. Y lo mismo se predica de si tiene un local arrendado.

También suele mencionarse en el presupuesto presentado que en sus honorarios sólo queda incluida la junta ordinaria anual. Cualquier junta extraordinaria suele facturarse a parte, y ello por cuanto es potestad del presidente de la comunidad, la convocatoria o no de juntas extraordinarias. En caso de obras importantes, esa comunidad de propietarios puede llegar a encargar tres reuniones extraordinarias mientras se realizan las obras y estas gestiones extras devengan honorarios extras. Suele cobrarse entre 120 y 150€ por cada junta extraordinaria.

Por ello, es recomendable que el administrador de fincas conozca las necesidades de cada comunidad de propietarios antes de presentar el presupuesto de administración, dejando claro que no se incluye cualquier servicio no mencionado en el mismo, por lo que éstos se facturarán aparte.

¿Quién o quiénes pueden nombrar al administrador de fincas?

Para que el administrador de fincas desempeñe su cargo, necesita que se le nombre. El nombramiento de administrador de fincas puede realizarse por dos entidades diferentes:

Nombramiento del administrador de fincas por el promotor.

Si el edificio es de nueva construcción y todo es propiedad del promotor, en estos casos, el nombramiento del administrador de fincas viene del propio promotor.  Éste, al ser titular y propietario de todas las entidades puede nombrarlo. De hecho, el promotor puede decidir no gestionar la comunidad y por ello nombrar a un administrador de fincas que gestione el pago de los servicios comunes durante todo el proceso de venta de las entidades.

En cada anualidad, en la junta ordinaria, el nombramiento del administrador de fincas debe ser ratificado por esa junta de propietarios.

Nombramiento del administrador de fincas por la comunidad.

Si la comunidad ya está en funcionamiento como tal, y ya son varios los propietarios, el nombramiento del administrador de fincas viene de la junta de la comunidad de propietarios y precisa de un acta en este sentido.

Ejemplo: ACUERDO TERCERO: Los asistentes acuerdan nombrar como administrador de fincas de la comunidad a Don…, que acepta el cargo, autorizándolo para el acceso a la cuenta corriente de la comunidad.

Es decir, tal y como establece el artículo 14 LPH, el nombramiento del administrador de fincas debe llevarse a cabo por la junta de propietarios. Ya sea en una junta ordinaria o extraordinaria. Toda vez que no puede adoptarse acuerdo alguno sin que conste en el orden del día, debe constar la mención de que se va a debatir, cuanto menos, el acuerdo de «Nombramiento de junta», entendiendo que en dicho punto del orden del día puede nombrarse, presidente, vicepresidente y secretario-administrador de fincas.

También es objeto de acuerdo comunitario la sustitución de un administrador de fincas por otro.

¿Qué duración tiene el cargo de administrador de fincas?

Cargo anual. 

La duración en el cargo es anual, salvo que los estatutos fijen otro plazo distinto.

Si los estatutos fueron fijados por el promotor y éste fijó un plazo mayor para el cargo de administrador de fincas, podríamos estar ante unos estatutos contrarios a la Ley de Propiedad Horizontal y por tanto no aplicables.

En caso de que la comunidad de propietarios cesara en el cargo al administrador de fincas y no esperara al plazo fijado por los estatutos, no por ello, éste tiene derecho a reclamar sus honorarios por el plazo restante hasta el plazo fijado por el promotor.

Si no se dice nada en los estatutos, que es lo más habitual, el cargo es anual. Renovable automáticamente por períodos anuales si no se cesa en la junta en la que se debate la «renovación de junta» o «renovación de cargos».

Pongamos un ejemplo:

Si al administrador de fincas se le nombra en el mes de junio y en enero es cesado, no es lícito que cobre sus honorarios hasta junio. Normalmente se considera que puede cobrar hasta finalizar el trimestre (30 de marzo) ya que la mayoría de proveedores fijos (mantenimientos de ascensor, interfono, antena e incluso el administrador de fincas) presentan sus honorarios por trimestres y no los fraccionan.

Como esta fórmula de pago ha sido admitida por la propia comunidad de propietarios, se considera que a cualquiera de estos proveedores, cuando se les rescinde su contrato, al menos se le debe abonar el trimestre correspondiente.

Prórroga hasta la siguiente junta.

Ahora bien, todos los cargos anuales se prorrogan hasta la fecha de la junta ordinaria. Es decir, si la junta se celebró en el mes de mayo de una anualidad, al siguiente mes de mayo no se extinguen los cargos y sus funciones, sino que se prorrogan hasta que se celebre la junta, ya sea en Junio o en Septiembre.

Responsabilidad del administrador de fincas.

El administrador de fincas para llevar una correcta administración y gestión de la finca puede delegar en un profesional externo la realización de distintas actividades que necesite ésta. Podría ser la realización de una obra en la comunidad, delegar la supervisión técnica de la obra a un arquitecto técnico, la elaboración de las nóminas y seguridad social de los porteros, la limpieza del edificio y zonas comunes, la presentación de los impuestos por el alquiler de los locales de negocio, etc.

Pues bien, frente a un posible error de estos profesionales externos, la responsabilidad del administrador de fincas es distinta dependiendo de la relación de ese colaborador externo con la comunidad de propietarios.

Responsabilidad solidaria del administrador de fincas.

Si la persona colaboradora con el administrador de fincas ha sido directamente contratada por éste, es él quien responde solidariamente de cualquier error producido por el profesional colaborador.
Por ejemplo, si el abogado laboralista y/o fiscalista, lo contrata el propio administrador de fincas, aunque la factura la pague la comunidad de propietarios y el abogado facture a la comunidad y no a éste. Puede verse obligado solidariamente a responder frente a la comunidad de propietarios de un supuesto error de ese abogado.

En caso de una sanción tributaria o social, la comunidad de propietarios puede reclamar, perfectamente, al administrador de fincas que responda del profesional a quien ha delegado esa misión.

Evidentemente, el administrador de fincas puede obligar al abogado a responder frente a la comunidad, pero si no lo hace o no acepta la reclamación, él puede verse obligado a anticipar a la comunidad de propietarios, el importe del daño causado.

Y ello por la regulación de la Ley 2/2007 de sociedades profesionales (LSP) ya que lo que realiza el administrador de fincas es subcontratar unos servicios esenciales para la comunidad, con independencia de a quién facture ese profesional externo.

Inexistencia de responsabilidad solidaria del administrador de fincas.

No se da responsabilidad solidaria por parte de éste cuando es la comunidad la que contrata directa y plenamente consciente, los servicios de este profesional externo.

Ello se da, por ejemplo, en los casos en los que el administrador de fincas simplemente facilita el contacto con un arquitecto, con un aparejador o con un abogado procesalista.

En estos casos, estos profesionales presentan su presupuesto a la comunidad de propietarios quien es plenamente consciente que no está ante una subcontratación de un servicio que debe prestar el administrador de fincas o que subcontrata éste.

La comunidad de propietarios puede optar en contratar a ese profesional facilitado por el administrador de fincas o cualquier otro. En la mayoría de los casos el administrador de fincas facilita un presupuesto y la comunidad de propietarios otro o varios; y de todos ellos se elige uno.

En estos casos la comunidad de propietarios es consciente de que esa gestión en concreto se realiza por otro profesional, que no tiene relación laboral ni profesional con el administrador de fincas, diferente del conocimiento y trato que puedan haber tenido en otros casos similares.

Pues bien, en estos casos el hipotético error de ese profesional no recae solidariamente en el administrador de fincas y la comunidad de propietarios sólo puede reclamar a ese profesional.

Ocurriría lo mismo si la comunidad de propietarios contacta con un gestor administrativo para que sea éste quien elabore las nóminas del portero de la comunidad, etc. En estos casos, el administrador de fincas no responde del hipotético error de ese profesional por los mismos presupuestos indicados anteriormente.

La figura del oficial habilitado.

Cuando el administrador de fincas empieza a tener un gran número de clientes, puede darse el caso de que éste no tenga tiempo material para acudir a todas las juntas de propietarios.

Además, puede darse el caso de que un empleado suyo sea el que se encargue de la gestión ordinaria de la comunidad, gire los recibos y pague a los proveedores, y que todo ello le dé una información mas completa de los avatares de esa comunidad.

Por ello se crea la figura del oficial habilitado. Si la persona designada como oficial, no posee el cargo de administrador de fincas, entonces lo hace por delegación de éste.

Así, en el acta, puede aparecer que está presente en la reunión el oficial habilitado en lugar del administrador de fincas, no obstante, lo hace por delegación y, en nombre y representación, de éste.

La responsabilidad del cargo es para el administrador de fincas, y todos los actos de su empleado (en este caso el oficial habilitado), le afectan y son considerados como efectuados por un trabajador de él.

El administrador de fincas custodia los fondos de la comunidad de propietarios.

En el funcionamiento de las comunidades suelen existir dos tipos de custodias de fondos:

Cuenta corriente titularidad del administrador de fincas.

Una primera opción puede ser la que es la cuenta corriente a nombre y titularidad del administrador de fincas, y que en esa cuenta custodie los fondos de todas o varias comunidades de propietarios. El administrador de fincas ingresa las cuotas comunitarias y derramas en una cuenta corriente única, abierta en entidad bancaria a nombre de él o de la sociedad mercantil titularidad del despacho. De esta cuenta corriente paga a los proveedores.

Pero el administrador de fincas, no sólo ingresa en esa cuenta los fondos de esa comunidad, ingresa más fondos de otras comunidades y efectúa los pagos de todas ellas desde la misma cuenta corriente.

En definitiva, esa cuenta corriente única, sirve para los ingresos y gastos de todas las comunidades afectas a este sistema.

¿Por qué algunos administradores de fincas utilizan este sistema?

Porque esa cuenta corriente permite realizar un pago por cuenta de una comunidad, antes de que se haya girado las derramas correspondientes para su previsión. En definitiva, esa cuenta corriente permite la agilidad de los pagos ya que la cuenta corriente siempre tiene fondos para los pagos.

Al disponer la cuenta de fondos de varias comunidades de propietarios, el saldo de esa cuenta permite hacer pagos sin esperar a que esa comunidad haya abonado todos los importes previstos para poder sufragarlos.

Este sistema, por esta facilidad, es muy utilizado por los administradores de fincas e incluso podemos decir que es el preferido por éstos. Ya que, permite realizar los pagos de forma ágil, en beneficio de la comunidad de propietarios.

Si la cuenta fue abierta por el administrador de fincas para los fondos de varias comunidades de propietarios, estos fondos permitirán el pago de estos importes, a pesar de que, hipotéticamente, una comunidad no disponga de fondos.

Ejemplo:

Administrador de fincas LILE, S.L. tiene abierta una cuenta corriente, con su denominación y NIF, allí se ingresan las cuotas comunitarias de 22 de sus comunidades de propietarios. El administrador de fincas, cada semana, efectúa los pagos de los proveedores y demás, de esas 22 comunidades de propietarios. El administrador de fincas se ha de preocupar de que esa cuenta corriente no se quede en descubierto, pero puede ir pagando a los proveedores a pesar de que una de esas comunidades de propietarios no tenga fondos en su contabilidad, ya que, por ejemplo, sabe que a la próxima semana va a girar las derramas para el cobro de esa factura.

Cuenta corriente propia de la comunidad de propietarios.

Ello no ocurre, lógicamente, si la comunidad de propietarios dispone de cuenta propia y única, abierta en entidad bancaria a su nombre y NIF y, el administrador de fincas sólo dispone de firma.

En este caso, si la comunidad de propietarios no dispone de fondos suficientes, y de forma inesperada, llega un cargo elevado de un suministro de luz, etc, la cuenta bancaria puede quedarse en descubierto, con las consiguientes comisiones bancarias por descubierto, o bien la entidad bancaria puede no atender el pago de ese gasto imprevisto.

Ahora bien, la cuenta corriente abierta a nombre de la comunidad de propietarios permite conocer a ésta, en cada momento, su saldo y movimientos.

¿Qué sistema es más ventajoso?

Ambas fórmulas tienen ventajas e inconvenientes. Es decisión de la comunidad de propietarios una fórmula u otra. Los administradores de fincas pueden llegar incluso a percibir un extra en sus honorarios si son obligados a la llevanza de cuenta corriente propia a nombre de la comunidad, y ello por cuanto supone una gestión de control superior de si la cuenta corriente es única para varias comunidades de propietarios.

Ahora bien, la diligencia del administrador de fincas, cuando la cuenta es conjunta para varias comunidades, debe ser muy superior a cuando la cuenta corriente es única para una comunidad de propietarios.

Si es única, le basta al administrador de fincas comprobar que a esa cuenta sólo se cargan los gastos de esa comunidad y se ingresan las cuotas de la misma.

Si es conjunta de varias comunidades, o incluso las de la totalidad de las comunidades de propietarios que gestiona el administrador de fincas, podemos estar hablando de una cuenta corriente con importes muy elevados. Esos importes elevados, elevan el riesgo de los administradores de fincas.

Lamentablemente, se han dado casos en los que algunos administradores de fincas (casos muy excepcionales y criticables) han dispuesto parte de esos fondos para otros destinos, con el convencimiento de que repondrían esos fondos en un futuro próximo.

Pues bien, luego ese destino resultó ruinoso y no pudieron reponer esos fondos, que eran fondos comunitarios y que en algún momento se necesitarían para lo que estaba previsto: el pago de obras o actuaciones comunitarias ordinarias o extraordinarias.

Estos supuestos se han derivado a la jurisdicción penal, ya que el administrador de fincas realizó un uso indebido de fondos ajenos y realizó una administración desleal, próxima a la estafa.

El administrador de fincas y la diligencia en la custodia.

Por ello, el administrador de fincas debe ser muy diligente en la custodia de los fondos. Incluso separando los gastos propios del administrador de fincas de los gastos de las comunidades de propietarios.

Si tiene abierta una cuenta única para las comunidades de propietarios, debe separar de ella sus propios honorarios, que debe transferir de esa cuenta a otra cuenta corriente abierta para sus ingresos profesionales, y en esta cuenta profesional, atender a los gastos de personal, de alquileres, de compras, etc.

Así, el administrador de fincas debe diferenciar su contabilidad, de la contabilidad de las comunidades de propietarios. Porque la confusión de sus contabilidades lleva a malos resultados y la experiencia de estos desórdenes siempre ha sido negativa para la profesión de administrador de fincas.

Administrador de Fincas colegiado en Málaga JCC

El redactado de las actas por el administrador de fincas. 

Tal y como establece el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), el secretario administrador de fincas levanta acta de cada reunión. El acta debe contener los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor o en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

El acta de la junta de propietarios debe transcribirse en un libro de actas. También debe firmarse por el secretario administrador de fincas y el presidente de la comunidad de propietarios. Ahora bien, resultan interesantes las Sentencias de la Audiencia Provincial de Barcelona, Sección 14ª de 16 de Julio de 2009 (JUR 2009, 417468) y 11 de abril de 2014 (JUR 2014, 135503) que resuelven unos supuestos en los que el presidente de la comunidad de propietarios se negó a firmar el acta. Pues bien, para esa Audiencia, la ausencia de firma del presidente no afecta a la validez ni a la legitimidad del acta ni de los acuerdos allí transcritos, por lo que no es nula el acta por esa ausencia.

¿Qué contenido hay que recoger en el acta?

Ahora bien, el secretario administrador de fincas sólo debe recoger en el acta, como obligación legal, los acuerdos alcanzados. Sin quedar obligado por las peticiones de los propietarios que éste recoja en el acta sus manifestaciones.

Para la jurisprudencia no existe ninguna obligación de incluir expresiones en el acta. Pues la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) sólo se refiere a los acuerdos como contenido del acta, pero no a los comentarios o manifestaciones que los miembros de la junta puedan hacer. De lo que se deriva que la no inclusión de las mismas en modo alguno puede arrastrar la nulidad del acuerdo ni suponer una irregularidad del acta.

El Tribunal Supremo se ha preocupado en proclamar, en su Sentencia de 3 de junio de 2009 lo siguiente:

La transcripción de unas manifestaciones en el acta no vulnera el derecho al honor del propietario afectado, por el mero hecho de recogerlas en el acta el administrador de fincas. Reitera dicha doctrina la Sentencia del Tribunal Supremo (STS) de 30 de diciembre de 2010, al considerar que el recoger en el acta la situación de conflicto entre los miembros de la junta de gobierno y algunos vecinos no atenta al derecho del honor de ninguno de ellos. En este supuesto de hecho, en el acta se había transcrito, incluso, que se declaraban a los reclamantes personas non gratas.

Eficacia jurídica del redactado del acta.

Los redactados de las actas reflejan el estilo de los administradores de fincas. Unos se preocupan por incluir en el redactado el contenido detallado de los debates en las juntas de propietarios. Otros, mucho más telegráficos, sólo incluyen los acuerdos adoptados y las mayorías alcanzadas.

El acta es únicamente un medio de prueba de los datos recogidos en ella y de los acuerdos adoptados. Esto es lo que se extrae del artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). En ese sentido se pronunció la Sentencia del Tribunal Supremo de 2 de marzo de 1992 y la Sentencia de la Audiencia Provincial de Tarragona, Sección 1ª de 19 de mayo de 2008. 

Ésta es la tesis mantenida por el Tribunal Supremo en la Sentencia de 2 de octubre de 2008. Que recoge el sentir generalizado de la jurisprudencia en relación a que el secretario administrador de fincas debe recoger en el acta aquellas cuestiones que se planteen y tengan cierta relevancia para la comunidad de propietarios. Sin que pueda exigirse al secretario administrador de fincas una formación jurídica que le haga deudor de una diligencia en el conocimiento de la ley que le permita dilucidar qué concretas cuestiones de las asambleas de propietarios, puedan tener un eventual valor impugnatorio para los asistentes.

Para el Tribunal Supremo, extraer otra conclusión sería atribuir al secretario administrador de fincas de la asamblea una función cercana a la de fedatario público, notario o secretario judicial. A quienes, por su formación en derecho y superación de pruebas de acceso por oposición, se les presupone un conocimiento exhaustivo de la ley. Y, por tanto, del contenido de sus actas, que han de reflejar sólo aquello que tenga relevancia jurídica dentro del ámbito de su función.

¿Quién elije lo que debe reflejar el acta?

El secretario administrador de fincas es el que elige lo que debe reflejar el acta, sin que deba plegarse a imposición alguna por parte del propietario con voz más alta o de mayor aspaviento.

La Jurisprudencia establece que el redactado del acta por el administrador de fincas no es motivo de impugnación, sino que lo son sólo los acuerdos. Contra el redactado puede solicitarse aclaración o subsanación en la junta de propietarios posterior.

El redactado del acta por el administrador de fincas no precisa que sea comprensivo de todo lo manifestado en la reunión y basta con que incluya sólo los acuerdos adoptados. Ello además, evitará posibles oposiciones al redactado del acta y limitará las discusiones sobre los acuerdos adoptados y su posible transcripción al acta.

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